Política de Tratamiento de Datos Personales

TRAMITALAPP S.A.S. (en adelante, "Tramitalapp"), sociedad comercial colombiana identificada con NIT 901.732.820-2, con domicilio en Medellín, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política.

• Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Área Legal de Tramitalapp • Correo: legal@tramitalapp.com • WhatsApp: (+57) 304 399 5741 • Sitio web: www.tramitalapp.com

Toda consulta, reclamo o solicitud sobre tus datos personales debe dirigirse a legal@tramitalapp.com, conforme al procedimiento de la Sección 10.

Esta Política aplica a los datos personales que Tramitalapp trata a través de su plataforma, sus canales de atención y sus servicios, tanto de personas que contratan directamente como de personas cuyos datos son suministrados o consultados por una organización cliente.

Los términos tienen el significado que les asigna la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013 (artículos 2.2.2.25.1.1 y siguientes). En particular: • Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. • Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable. • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular. • Dato público: el calificado como tal por la ley o la Constitución, entre otros, los contenidos en registros y documentos públicos. • Usuario: persona u organización que utiliza los servicios de Tramitalapp.

Artículo 15 de la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Único 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013. En las relaciones de consumo se observa además la Ley 1480 de 2011.

Tramitalapp es una plataforma tecnológica que consulta y consolida, de forma automatizada, información proveniente de fuentes y registros públicos oficiales, la presenta de manera ordenada y, cuando el trámite lo permite, prepara y presenta el expediente ante el organismo de tránsito competente. Tramitalapp no genera, no modifica, no certifica ni garantiza la información de las fuentes.

Tramitalapp actúa como Responsable del tratamiento respecto de: los datos de las cuentas y de sus usuarios; los datos de las personas que contratan directamente sus servicios y de quienes intervienen en sus trámites; los datos transaccionales y de facturación; y los datos de navegación y de seguridad de la plataforma.

Tramitalapp actúa como Encargado del tratamiento, es decir, por cuenta y según las instrucciones de un tercero, respecto de los datos personales que una organización cliente suministra o cuya consulta ordena para sus propias finalidades. En ese caso, el Responsable es la organización cliente: es ella quien define la finalidad, quien debe contar con la autorización del Titular y quien responde por la decisión que adopte. Las condiciones de esa transmisión constan en los Términos y Condiciones para Empresas, que hacen las veces del contrato de transmisión exigido por el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Esta distinción determina a quién debe dirigirse el Titular: cuando tus datos fueron consultados por una organización, la autorización y su prueba reposan en esa organización. Tramitalapp atenderá tu solicitud en lo que le corresponde y te indicará la identidad del Responsable cuando la ley se lo permita.

Según el servicio, Tramitalapp puede tratar las siguientes categorías de datos:

Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, número de WhatsApp, correo electrónico, dirección de entrega y, en el caso de organizaciones, razón social, NIT, domicilio y datos de sus usuarios autorizados.

Vehículo y trámite: placa y características del vehículo, estado de las obligaciones asociadas al vehículo y a las personas del trámite, y los documentos que el trámite exige.

Verificación de identidad y firma electrónica: imagen de tu documento de identidad, fotografía de tu rostro y los datos biométricos derivados de ella, el resultado de la verificación y la evidencia de la firma. Son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y se tratan en las condiciones de la Sección 8.

Validación de contraparte para organizaciones: resultados de consulta en fuentes, listas y registros públicos oficiales, y un indicador que resume esos hallazgos. Su régimen se describe en la Sección 7.

Transaccionales: referencia, valor, estado y medio de pago. Tramitalapp no almacena el número completo de tarjetas, el código de seguridad ni credenciales bancarias; el pago lo procesa un proveedor especializado.

Navegación y seguridad: dirección IP, identificadores de dispositivo, registros de acceso y cookies, conforme a la Política de Cookies.

Origen. Una parte de la información la suministras tú o la suministra la organización que ordena la consulta. Otra parte se obtiene de registros y fuentes de información de carácter público: registros de tránsito, registros de obligaciones y sanciones de tránsito, registros tributarios territoriales, registros de garantías, registros mercantiles y listas restrictivas de acceso público.

El carácter público de un dato no exime del cumplimiento de esta Política. Que la ley no exija autorización para acceder a un dato público (artículo 10, literal b, Ley 1581 de 2012) no autoriza a usarlo para cualquier fin: Tramitalapp lo trata con finalidad determinada, lo consulta únicamente para prestar el servicio solicitado y responde por su tratamiento como Responsable o como Encargado, según la Sección 4.

1. Prestar los servicios de validación, consulta y trámite de tránsito solicitados. 2. Preparar, firmar y presentar expedientes ante los organismos de tránsito, y hacer su seguimiento y entrega. 3. Prestar a organizaciones el servicio de validación y consulta para sus procesos de conocimiento de contraparte, por cuenta de ellas. 4. Crear, autenticar y administrar las cuentas de usuario. 5. Procesar pagos, facturar y atender obligaciones contables y tributarias. 6. Enviar comunicaciones transaccionales y de soporte sobre los servicios contratados. 7. Atender peticiones, consultas y reclamos de los Titulares. 8. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes. 9. Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir y atender el uso indebido o fraudulento, y ejercer o defender los derechos de Tramitalapp y de terceros. 10. Verificar la identidad de quien firma y habilitar la firma electrónica, y conservar la evidencia que sustenta su validez.

Comunicaciones comerciales. El envío de información sobre novedades, promociones u otros servicios requiere una autorización previa, expresa y separada. Es opcional: puedes negarla o revocarla en cualquier momento, incluido el mecanismo de baja disponible en cada comunicación, sin que ello afecte la prestación del servicio.

Tramitalapp no vende datos personales ni los cede a terceros para sus propias finalidades comerciales. Los análisis internos se realizan sobre información agregada o anonimizada que no permite identificar a una persona.

Este servicio está dirigido exclusivamente a organizaciones que adelantan procesos de conocimiento de su contraparte y de debida diligencia, incluidos los exigidos por su régimen de cumplimiento.

Autorización a cargo de la organización. La organización declara y garantiza, en los Términos y Condiciones para Empresas, que cuenta con la autorización previa, expresa e informada del Titular consultado, o con otra base legítima, que la consulta responde a una finalidad legítima y que ha informado al Titular. Cuando el resultado incluya información con potencial discriminatorio, la autorización del Titular debe ser explícita. Tramitalapp no obtiene, no verifica ni conserva esa autorización: su obtención, vigencia y prueba corresponden a la organización.

Naturaleza del resultado consolidado. Reunir en un solo informe hallazgos de distintas fuentes puede producir información cuyo uso indebido genere discriminación o afecte derechos fundamentales. Por eso el resultado se trata con acceso restringido, finalidad determinada y mínima conservación, y no se emplea para elaborar perfiles ni para ninguna finalidad distinta de entregarlo a la organización que lo solicitó.

Límites del servicio. La evaluación se realiza consulta por consulta. Tramitalapp no acumula los resultados para construir perfiles de personas, no los comercializa y no los reutiliza para finalidades distintas de entregar el resultado a la organización que lo solicitó.

Indicador de riesgo. El puntaje o semáforo es una ayuda de lectura de los hallazgos. No es un certificado, no es una calificación crediticia, no decide nada y no sustituye el análisis de la organización. La decisión que esta adopte es de su exclusiva responsabilidad.

Derechos del Titular consultado. Si tus datos fueron consultados a través de este servicio, puedes solicitar a Tramitalapp información sobre ese tratamiento y la identidad de quien lo ordenó, en los términos de la Sección 10. La corrección de la información de origen debe solicitarse a la fuente pública que la produce; Tramitalapp no puede modificar el contenido de esos registros.

Para firmar electrónicamente comparamos la fotografía de tu rostro con la de tu documento. La foto de tu rostro es un dato biométrico y, por eso, un dato sensible. Por serlo, no estás obligado a autorizar su tratamiento (artículo 6, Ley 1581 de 2012; artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015) y la autorización se solicita de forma explícita, específica e independiente de la aceptación de esta Política.

Autorizar es voluntario y no está atado a ningún beneficio: ningún precio, descuento ni condición comercial depende de que entregues este dato. El servicio de validación y consulta, que es el que la mayoría de personas usa, no requiere datos biométricos en ningún caso.

Si no autorizas el tratamiento, no podrás firmar electrónicamente a través de Tramitalapp. En ese caso conservas la validación y los documentos que ya te entregamos, y puedes adelantar el trámite por tu cuenta ante el organismo de tránsito, de forma presencial. Esa vía presencial es tuya, no es un servicio que preste Tramitalapp.

Estos datos se usan únicamente para confirmar que quien firma es quien dice ser, para prevenir la suplantación y para conservar la evidencia que sustenta la validez de la firma. No se utilizan para publicidad, para elaborar perfiles, para evaluar crédito ni para ninguna otra finalidad, y solo se comparten con el proveedor de verificación que actúa por cuenta de Tramitalapp, con la organización que gestiona tu trámite, en lo necesario para adelantarlo (por ejemplo, saber si la verificación fue exitosa), y con la autoridad que lo requiera en el marco del trámite.

La autorización se solicita de manera previa a la recolección y por medios que permiten conservar prueba de su otorgamiento, con la fecha y el momento en que se otorgó (artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). Es un acto propio del Titular, distinto de la aceptación de los Términos y Condiciones. Para los datos sensibles se solicita, además, una autorización explícita, separada y específica, que identifica cuáles datos son sensibles, para qué se usan y que el Titular no está obligado a entregarlos.

El silencio no equivale a autorización. Puedes revocarla en cualquier momento y solicitar la supresión de tus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Cuando quien suministra datos de un tercero es un Usuario, ese Usuario declara y garantiza que cuenta con la autorización del Titular. Tramitalapp no obtiene, no verifica ni conserva esa autorización: su obtención, vigencia y prueba corresponden a dicho Usuario.

Respecto de la información de fuentes públicas, su consulta se sustenta en la naturaleza pública del dato (artículo 10, literal b, Ley 1581 de 2012) y no en tu autorización.

Como Titular tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservación; acceder de forma gratuita a tus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 8, Ley 1581 de 2012).

Cómo ejercerlos: escribe a legal@tramitalapp.com con tu solicitud y la información que permita identificarte. Si la solicitud está incompleta, se te requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que la completes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida.

Plazos (artículos 14 y 15, Ley 1581 de 2012): • Consultas: máximo diez (10) días hábiles, prorrogables hasta por cinco (5) días hábiles más. • Reclamos: máximo quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más.

La queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Tramitalapp (artículo 16, Ley 1581 de 2012).

Tramitalapp adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido. Entre ellas: transmisión de la información por canales cifrados, autenticación de los usuarios, control de acceso por roles de modo que cada persona del equipo acceda únicamente a lo que requiere para su función, y obligaciones de reserva para el personal y los proveedores.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Tramitalapp activa su procedimiento interno, adopta las medidas de contención y, cuando corresponda, informa a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados.

Para prestar el servicio, Tramitalapp se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones, entre ellos: infraestructura y alojamiento en la nube, procesamiento de pagos, verificación de identidad, mensajería y comunicaciones, y herramientas de soporte. Estos proveedores actúan como Encargados, con obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la finalidad, y no están autorizados a usar los datos para fines propios.

Parte de esa infraestructura está ubicada fuera de Colombia. Cuando la información se envía a un Encargado que la trata por cuenta de Tramitalapp, se trata de una transmisión, amparada en el contrato suscrito con ese proveedor (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

Cuando la operación implique una transferencia a un país que no ofrezca niveles adecuados de protección de datos, Tramitalapp se ampara en tu autorización, otorgada al aceptar esta Política, y en las garantías contractuales que exige a sus proveedores, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Tramitalapp no cede tus datos a terceros para finalidades propias de estos. Los comparte únicamente con: la organización que gestiona tu trámite, en lo necesario para adelantarlo; los organismos de tránsito y demás autoridades competentes, en el marco del trámite o de un requerimiento legal; los proveedores mencionados; y sus asesores, bajo deber de reserva.

Tramitalapp conserva los datos durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y los suprime o anonimiza una vez cumplida la finalidad, salvo deber legal o contractual de conservación (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015). En particular:

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa y hasta un (1) año después de su cierre, para atender reclamaciones. • Soportes de pago y facturación: por el término legal de conservación contable y tributaria. • Resultados de validaciones y consultas de tránsito: como historial de tu cuenta, por un periodo máximo de doce (12) meses, tras el cual se suprimen o anonimizan. • Resultados de validación de contraparte para organizaciones: no se conserva su contenido más allá de lo necesario para entregar el resultado ni se construye historial para elaborar perfiles. • Verificación de identidad y firma: la fotografía del rostro y del documento y el resultado de la verificación se conservan mientras la verificación permanezca vigente y como evidencia del documento firmado, por el término necesario para acreditar su validez ante el organismo de tránsito, ante el propio Titular y ante la autoridad judicial o administrativa que lo requiera. Cumplido ese término se suprimen o anonimizan. Durante su conservación, el acceso está restringido al personal que lo requiere para verificar la firma o atender un requerimiento. • Expediente del trámite y documentos firmados: por el término necesario para efectos legales y probatorios del trámite.

El servicio está dirigido a mayores de dieciocho (18) años. Cuando un trámite corresponda a un vehículo cuyo titular sea menor de edad, el tratamiento de sus datos se realiza con la autorización de sus padres o representantes legales, atendiendo al interés superior del menor y a su derecho a ser escuchado según su grado de madurez (artículo 7, Ley 1581 de 2012; artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015). Quien contrata y firma es el representante legal.

Si detectamos que se creó una cuenta a nombre de un menor de edad sin esa representación, la suspendemos y suprimimos los datos asociados, salvo deber legal de conservación.

El uso de cookies y tecnologías similares se rige por la Política de Cookies y por las opciones de consentimiento disponibles en el sitio.

La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, ante la cual el Titular puede presentar quejas una vez agotado el trámite ante Tramitalapp.

Esta Política rige desde su publicación y reemplaza cualquier versión anterior. Las bases de datos de Tramitalapp permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades informadas o un deber legal de conservación, con los periodos de la Sección 13.

Tramitalapp podrá modificar esta Política. Los cambios sustanciales se informarán a través del sitio web y, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización del Titular (parágrafo del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).